Em primeiro lugar, é importante destacar que a criação de uma política de privacidade é um dos principais passos para quem pretende adequar a sua empresa à LGPD. Contudo, é necessário elaborá-la com cautela, pois não há um modelo padrão que enquadre todas as empresas.
Em resumo, a política de privacidade privacidade é o documento que esclarece como e por quem os dados dos titulares são utilizados e compartilhados.
Para elaborá-la é necessário conhecer os conceitos, normas e diretrizes previstos na LGPD. Nesse sentido, vamos fazer um checklist dos principais pontos que devem constar em um política de privacidade.
1. Identificar o controlador dos dados
O controlador é quem define como os dados pessoais serão tratados (utilizados).
Por exemplo, a empresa X (controladora) que para formalizar uma compra coleta (tratamento) dados pessoais do consumidor (titular de dados)
Logo, deve constar na política de privacidade que a empresa X é a controladora e também responsável pelo tratamento de dados.
2. Informar quais são os dados coletados e para qual finalidade
O controlador deve esclarecer ao titular de forma transparente quais são os dados que estão sendo coletados e para quais finalidades serão utilizados.
Por exemplo: uma loja solicita o e-mail de um cliente para enviar propaganda com promoções de seus produtos (finalidade).
Nesse caso, se a loja utilizar o e-mail do titular para outra finalidade, em tese, estaria infringindo a LGPD.
3. Destacar quais são as bases legais utilizadas para o tratamento de dados
De acordo com a LGPD, deve ser informado ao titular qual ou quais bases legais estão sendo utilizadas para tratar dados pessoais.
Portanto, recomenda-se adicioná-las na política de privacidade.
3.1 Como saber em qual base legal devemos ou podemos fundamentar?
Essa pergunta só pode ser respondida dentro de um contexto, por exemplo:
- Em um contrato de compra e venda, normalmente, é necessário que as partes informem seus dados para formalizar o negócio.
Nessa relação jurídica, a base legal deverá ser execução de contrato – art. 7, inciso V da LGPD.
No entanto, ainda nesse caso, é possível fundamentar o tratamento de dados em outra base: cumprimento de obrigação legal – art. 7, inciso II da LGPD, visto que também poderão surgir obrigações fiscais decorrentes do contrato firmado.
Portanto, é necessário analisar – dentro do contexto – a relação jurídica entre o titular dos dados e o controlador para definir a base legal mais adequada.
4. Do compartilhamento de dados
A empresa que coleta as informações do titular deve informá-lo se há compartilhamento desses dados com outras empresas.
Por exemplo, uma empresa/controladora contrata uma agência de marketing/operadora para promover seus produtos.
Nesse caso, deve ficar bem especificado na política de privacidade que existe o compartilhamento de dados para finalidade de marketing, inclusive, indicando quais dados são utilizados para esse finalidade.
Igualmente, deve ser informado se há transferência internacional de dados e para qual finalidade, como, por exemplo, nos casos de backup em servidores internacionais – google drive, onedrive, dropbox etc.
5. Em situações específicas, destaque a necessidade de obter o consentimento do titular ou do responsável
Nos casos que envolvam tratamento de dados sensíveis e/ou dados de menores de idade, ou ainda, em alguma situação peculiar que possa gerar algum risco ao titular, é fundamental que seja destacado na política de privacidade que somente serão processados os dados mediante a obtenção prévia do consentimento do titular ou do responsável.
Nesse sentido, recomendamos a leitura deste artigo sobre como obter de forma adequada o consentimento do titular de dados.
6. Explicar ao cliente/usuário por quanto tempo seus dados serão armazenados
O controlador pode reter os dados do titular de dados, contudo, deve informar a finalidade e o respectivo prazo.
Por exemplo:
- A empresa X pode reter as informações do seu cliente para executar um contrato ou uma obrigação fiscal que surgiu em decorrência dessa relação jurídica entre as partes.
Dessa forma, recomenda-se informar ao titular sobre a retenção – e dentro da possibilidade – também esclarecer qual será o prazo que os dados permaneceram armazenados.
7. Informar quais sãos os direitos dos titulares de dados
É fundamental que na política de privacidade seja destacado os direitos dos titulares de dados, vejamos:
- Confirmação da existência de tratamento;
- Acesso aos dados;
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- Anonimização, bloqueio ou eliminação;
- Portabilidade;
- Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular;
- Informação sobre compartilhamento de dados;
- Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento;
- Revogação do consentimento;
- Reclamação perante a Agência Nacional de Proteção de Dados;
- Oposição.
8. Indicar um meio de comunicação para que o titular possa exerceu seus direitos
Em regra, é obrigatório a indicação do Encarregado (DPO) – artigo 41 da LGPD. No entanto, houve a dispensa da indicação do DPO para os agentes de tratamento de pequeno porte. Todavia, a empresa no mínimo deve indicar na sua política de privacidade um meio de comunicação para que o titular possa exercer seus direitos.
Por exemplo:
- um e-mail institucional, “fale conosco”, WhatsApp, etc.
9. Respeitar os princípios da LGPD
A LGPD elenca os princípios que devem ser respeitados ao processar dados pessoais. Na recente nota técnica da Autoridade Nacional de Proteção de Dados ANPD (no caso envolvendo a política de privacidade do WhatsApp), foi destacado a importância de respeitar o princípio da transparência.
Em resumo, a empresa controladora deve de forma clara, precisa e acessível, informar aos titulares como e para qual finalidade seus dados foram coletados e, também, esclarecer se haverá compartilhamento de dados com outras empresas/operadoras.
Por exemplo, uma empresa/controlador elabora uma política de privacidade que não deixa claro para o titular se seus dados poderão ser compartilhados.
Nesse exemplo, a empresa feriu o princípio da transparência, visto que ela não esclareceu ao titular se suas informações estão sendo compartilhas com outras operadoras, podendo, inclusive, acarretar punições.
10. A política de privacidade deve ser respeitada na prática
Parece óbvio, mas é preciso fazer este alerta: de nada adianta elaborar um política de privacidade com todos os requisitos aqui elencados, se na prática a empresa não respeita os direitos dos titulares de dados e demais determinações legais da LGPD.
Vale mencionar também que, de acordo com o princípio da responsabilização e prestação de contas, é obrigação da empresa/controladora provar que está em conformidade com a LGPD.
CONCLUSÃO
Como podemos ver, é de suma importância a criação de uma política de privacidade para quem busca adequar a sua empresa à LGPD.
Porém, para elaborá-la devemos conhecer os conceitos, normas e diretrizes previstos na LGPD. Além disso, deve ser analisado o contexto em que os dados são tratados.
Nesse sentido, recomendamos que as empresa busquem auxílio de profissionais especializados para elaborar um política de forma adequada.
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